Back
Wat kost een verhuizing?
Lees artikel
Verhuizen
Internationaal verhuizen
Container verhuizen
Tools bij verhuizen
Vind een verhuizer
Een bedrijfsverhuizing is qua organisatie en logistiek een grotere operatie dan een particuliere verhuizing. Als geen ander begrijpen we dat dit een stressvolle opdracht kan zijn – daarom zijn wij hier om je te helpen. Je vindt hier een checklist die je kunt gebruiken om de bedrijfsverhuizing voorspoedig te laten verlopen. Zo voorkom je stress bij iedere betrokkene. Daarnaast vind je ook eenvoudig een geschikt verhuisbedrijf. Lees snel verder!
Verandert jouw bedrijf binnenkort van locatie? Dan is het, in de meeste gevallen, noodzakelijk om een verhuisbedrijf te vinden. Niet ieder verhuisbedrijf voert zakelijke verhuizingen uit, daarover vertellen we je later meer. We beginnen eerst bij stap 1 van de bedrijfsverhuizing checklist.
Bepaal eerst wie de projectcoördinator zal zijn voor de verhuizing. Dit is, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, meestal 1 persoon. Kies iemand die gestructureerd kan werken en de verantwoordelijkheid kan dragen. Er wordt vaak onderschat wat er allemaal komt kijken bij een bedrijfsverhuizing en het kiezen van een verhuisbedrijf, dit is meer dan het wellicht op het eerste oog lijkt. Een zakelijke verhuizing is een lastig proces, kies de projectcoördinator dus met zorg uit.
Een bedrijfsverhuizing wordt veelal gefaseerd uitgevoerd, maar dit wordt grotendeels bepaald door de dagelijkse activiteiten van het bedrijf en de grootte ervan. Verhuis je een kantoor? Dan is het idee om een groot deel van het personeel vanuit huis te laten werken die dag(en) en de verhuizing in één keer uit te voeren. Echter geldt voor veel soorten bedrijven dat bedrijfsprocessen niet door kunnen gaan tijdens de verhuizing. Het is in dat geval aan te raden om de verhuizing gefaseerd uit te voeren, zodat afdelingen niet onnodig stil hoeven te liggen.
💬 Sirelo’s TIP: Hou bij het bepalen hiervan ook rekening met je huur- of koopcontracten. Wil je de bedrijfsverhuizing gefaseerd uit laten voeren? Dan moet dit wel passen binnen de overlappende data van beide contracten.
Je kunt deze natuurlijk ook omdraaien: inventariseer wat er wél mee moet naar de nieuwe locatie. Echter is het vaak makkelijker om zaken uit te sluiten, omdat dit minder zal zijn dan hetgeen dat wel mee gaat. Wanneer de projectcoördinator dit overzicht gemaakt heeft, wordt het aanvragen van offertes makkelijker. Daarnaast zal het ook helpen om een indelingsplan voor het nieuwe pand te maken en blijkt er wat er mogelijk nieuw aangeschaft dient te worden.
Bepaal allereerst wat de bedrijfsverhuizing mag kosten. Zie dit budget als een leidraad. Je hebt misschien nog nooit eerder een zakelijke verhuizing meegemaakt, dus je hebt wellicht geen idee wat zoiets kost. Door het vaststellen van een budget binnen een prijsrange (denk aan €5.000 tot €7.500, €7.500 tot €10.000, et cetera), zal de projectcoördinator gericht met verhuisbedrijven in gesprek kunnen gaan.
Dan de verhuisdatum (of data). Het is belangrijk om de verhuisdatum ruim van tevoren te bepalen. Voor je bedrijfsprocessen, het vinden van een verhuisbedrijf en het opzeggen en afsluiten van de huurcontracten, is het cruciaal om goed na te denken over de data.
💬 Sirelo’s TIP: Is het voor je bedrijf belangrijk dat de bedrijfsprocessen niet stil komen te liggen? Overweeg dan een verhuizing in het weekend. Hou er wel rekening mee dat verhuizen in het weekend meer kost. De meeste verhuisbedrijven rekenen een weekendtoeslag en dit zorgt ervoor dat de kosten van de verhuizing 25% tot 75% meer kunnen zijn dan op een doordeweekse dag.
Next is het vinden van een verhuisbedrijf dat bedrijfsverhuizingen uitvoert. We vertellen je straks meer over waar je op dient te letten bij het kiezen van een verhuisbedrijf. Wil je eerst verhuisoffertes aanvragen van verhuisbedrijven zodat dit maar gedaan is? Snappen we! Dit doe je hieronder. Gratis en vrijblijvend.
Maar, waar ga je op letten en wat is belangrijk om te weten wanneer je een verhuisbedrijf moet kiezen?
Een zakelijke verhuizing steekt anders in elkaar dan een particuliere verhuizing. Het is daarom belangrijk om een verhuisbedrijf te kiezen dat zakelijke verhuizingen op de juiste manier uitvoert. Dit kan een verhuisbedrijf kenbaar maken door onder andere keurmerken.
Bijvoorbeeld het keurmerk EPV van Erkende Verhuizers. EPV staat voor ‘Erkende Projectverhuizers‘. Dit keurmerk wordt uitsluitend toegekend aan bedrijven die al aangesloten zijn bij deze brancheorganisatie en daarnaast voldoet aan specifieke eisen. Daarnaast weet je bij een Erkende Projectverhuizer altijd zeker dat het bedrijf goed verzekerd is. Dat is wel zo prettig, want het gaat vaak om dure apparatuur dat bij een bedrijfsverhuizing verhuisd wordt.
Je hebt een budget voor de verhuizing vastgesteld. De kosten van het verhuisbedrijf moeten dus binnen dit budget vallen. Om er zeker van te zijn dat je niet te veel betaalt, raden wij je aan om minimaal drie verhuisbedrijven te vergelijken. Vraag bij ieder van deze verhuisbedrijven expliciet om een offerte dat bestaat uit dezelfde diensten – dit maakt het vergelijken op prijs makkelijker.
Wanneer je slechts een enkele keer kennis hebt gemaakt met een verhuisbedrijf, is het lastig om te bepalen of dit bedrijf de gewenste kwaliteit zal leveren. Ook de prijs zegt niet altijd iets over het kwaliteitsniveau dat je mag verwachten. Lees daarom reviews van klanten die je voorgingen. Dit zijn onafhankelijke ervaringen die jou kunnen helpen om te bepalen of de verhuizer levert wat jij zoekt.
Er komt veel kijken bij een bedrijfsverhuizing. Wil je op het vinden van geschikte verhuisbedrijven tijd besparen? Daar kunnen we ons iets bij voorstellen! Door het onderstaande formulier in te vullen, gaan wij op zoek naar maximaal vijf geschikte verhuisbedrijven voor deze bedrijfsverhuizing. Dit bespaart de projectcoördinator veel tijd en omdat je door te vergelijken ook vaak geld bespaart, scheelt het ook nog eens in de kosten.
Bij een bedrijfsverhuizing is het van belang dat alle betrokkenen precies weten wat ze kunnen verwachten. Een goede voorbereiding is dus essentieel. Hierbij hoort ook een draaiboek. Doorgaans maakt de projectcoördinator het draaiboek voor de bedrijfsverhuizing. Het komt ook voor dat dit wordt overgelaten aan het verhuisbedrijf, afhankelijk van de wensen van het bedrijf dat verhuist.
Wat staat er zoal in een draaiboek voor een zakelijke verhuizing? Je leest het hieronder.
• Contactgegevens van de medewerkers binnen je bedrijf die betrokken zijn bij de verhuizing
• Contactgegevens van het verhuisbedrijf
• Adressen en omschrijvingen van laad- en loslocaties
Hier omschrijf je alle afdelingen, de grootte van het magazijn en hoeveel medewerkers helpen bij de verhuizing. Noteer ook welke medewerker wat moet verhuizen, vanuit de algemene ruimtes of het magazijn. Maak een goede taakverdeling tussen de medewerkers van je bedrijf en van het verhuisbedrijf. Bijvoorbeeld:
Voordat de verhuizing daadwerkelijk begint, kun je alvast alle voorbereidingen treffen. Deze worden omschreven in het draaiboek inclusief een planning van wanneer het uitgevoerd dient te worden. Denk hierbij aan het inpakken en bestickeren van de verhuisdozen.
Hier zal de omschrijving van de verhuisdag komen te staan. Hoe laat arriveert het eigen personeel? Hoe laat arriveert het verhuisbedrijf? Hoe laat beginnen de verhuizers met het plaatsen van bescherming op de vloer, hoe laat zal de ICT afgekoppeld worden, et cetera.
Deze planning dient vrij concreet te zijn en het is handig om deze te printen, zodat niemand voor verrassingen komt te staan op de dag zelf.
Veiligheid tijdens een verhuisdag is erg belangrijk. Omschrijf daarom bepaalde punten expliciet, zoals:
1. De eindverantwoordelijke voor de interne en externe beveiliging tijdens de verhuizing.
2. De bedrijfshulpverlener en de locaties van de verbandtrommels.
3. Welke stappen worden er doorlopen bij ongelukken?
Bepaal wie onderdeel zullen zijn van het opleveringsteam. Dit is het team dat, aan het einde van de verhuizing, controleert of alle meubels op de juiste plek staan, alle kabels goed zitten, de bureaus op de juiste hoogtes staan, enzovoort. Dit team zorgt dus voor een goede oplevering.
Deze zaken staan niet altijd in een draaiboek, maar kan de projectcoördinator er wel in vermelden zodat je zeker weet dat er niets vergeten wordt.
1. De abonnementen en contracten van zowel het nieuwe als het oude pand. Zeg abonnementen tijdig op en sluit ook ruim tevoren nieuwe abonnementen en contracten af voor het nieuwe pand. Maak hiervan een concreet overzicht in het draaiboek. Denk aan internet, water, licht, et cetera.
2. Heb je verbouwplannen? Zorg dat er in het draaiboek vermeld staat welke eventuele obstakels deze kan veroorzaken tijdens de verbouwing. Daarnaast kun je ook een planning van de verbouwing uittypen, indien je centraal alle informatie bij elkaar wil houden.
3. Is er sprake van een huurovereenkomst? Je kunt in het draaiboek zetten dat deze, na het opstellen, door een expert gecontroleerd dient te worden en wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling hiervan.
4. Het bedrijfsadres zal veranderen. Maak dus iemand verantwoordelijk voor het aanpassen van de bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel. Meestal is alleen de eigenaar van het bedrijf bevoegd om dit te doen.
5. Belangrijk is om ook bij de Belastingdienst, bank en overige instanties de bedrijfsverhuizing door te geven.
Bij een zakelijke verhuizing kan veel mis gaan. Daarom willen we je de volgende tips niet onthouden! 😉
Op zoek naar algemene verhuistips? Deze vind je hier.
Heb je een verhuisbedrijf gevonden en ligt het draaiboek klaar? Dan komt het helemaal goed. Een goede voorbereiding is het halve werk! Wil je meer weten over (zakelijk) verhuizen, dan raden we je aan om onderstaande artikelen ook eens te lezen.
