Bedrijfsverhuizing checklist: goed voorbereid een bedrijf verhuizen

Een bedrijfsverhuizing vergt andere voorbereidingen dan een particuliere verhuizing, zowel qua coördinatie als planning. Als geen ander weten wij hoeveel er komt kijken bij een bedrijfsverhuizing, daarom hebben wij een checklist voor je samengesteld om te zorgen dat je niets vergeet.

1. Stel een projectcoördinator aan

Allereerst stel je een projectcoördinator aan. Deze bepaalt de taakverdeling en waar de inboedel heengaat. Ook kiest hij of zij het verhuisbedrijf uit dat de bedrijfsverhuizing zal realiseren. Zeker als je een groot bedrijf verhuist, is het verstandig een ervaren verhuisbedrijf te benaderen. Dit bedrijf helpt je bijvoorbeeld bij het opstellen van een goede planning: eentje die voorkomt dat belangrijke bedrijfsprojecten stilliggen. Wij raden aan om één projectcoördinator aan te stellen om alle zaken rondom de verhuizing te regelen.

2. Bepaal of de verhuizing in één keer moet/kan gebeuren of dat je dit per afdeling wil laten uitvoeren

Een bedrijf komt in principe grotendeels tot volledig stil te liggen op de dag(en) dat de verhuizing plaatsvindt. Het is dus een optie om per afdeling te verhuizen. Dit voorkomt dat heel het bedrijf plots stil komt te liggen. Echter zorgt dit er wel voor dat de verhuizing een langduriger proces wordt. Heeft het geen gevolgen om de operationele zaken één tot enkele dagen stil te leggen? Kies er dan voor om de verhuizing in één keer volledig uit te laten voeren.

3. Prik data wanneer de verhuizing (per afdeling) moet plaatsvinden

Zorg dat je ruim van tevoren nadenkt over de data waarop je de verhuizing wil plannen. Dit is natuurlijk voornamelijk afhankelijk van de datum waarop de huidige huur- of koopovereenkomst wordt beëindigd en de datum waarop het nieuwe pand beschikbaar is, dit beperkt je direct in de mogelijke data.

Let op: verhuizen in het weekend lijkt voor een zakelijke verhuizing een gunstige optie omdat medewerkers op die manier zo min mogelijk belemmerd worden in hun werk. Hou er echter rekening mee dat dit de verhuiskosten wel hoger maakt: op zaterdag hanteren de meeste verhuizers een toeslag van 25%, dit kan op zondag zelfs 50% tot 75% zijn. Omdat het verhuizen van een bedrijf vaak geen klus van enkele uren is, loopt dit dus al snel in de kosten.

4. Bepaal een budget voor de verhuizing

Zorg dat je een budget in gedachten hebt voordat je aan de slag gaat met het aanvragen van offertes. Indien de offertes dan sterk afwijken, kun je ervoor kiezen om eigen personeel in te zetten om te helpen bij de verhuizing om zo de kosten te drukken. Grotere bedrijven kiezen er veelal voor om alles te laten doen door het verhuisbedrijf, daarentegen doen kleinere bedrijven vaak een deel zelf. Afhankelijk van je verhuisbudget en de offertes die je hebt ontvangen kun je deze afweging maken.

5. Vergelijk verhuisbedrijven door verschillende offertes aan te vragen en controleer op de juiste criteria

Het is verstandig om meerdere offertes te vergelijken, de prijzen van een bedrijfsverhuizing kunnen namelijk erg uiteenlopen. Door meerdere offertes aan te vragen vergelijk je makkelijk de verhuisbedrijven met elkaar. Maar waar controleer je een verhuisbedrijf dan op, behalve op prijs? Wij raden je aan om de volgende zaken te checken:

  • Keurmerken

Niet ieder verhuisbedrijf voert zakelijke verhuizingen uit, door o.a. keurmerken kan een verhuisbedrijf dit kenbaar maken en ben jij verzekerd van een professional. Een aantal verhuisbedrijven zijn gespecialiseerd in bedrijfsverhuizingen, indien deze bedrijven het keurmerk Erkende Verhuizers dragen, ontvangen zij het keurmerk EPV: Erkende Project Verhuizers. Volgens de brancheorganisatie ben jij door met één van deze verhuizers te verhuizen verzekerd van value for money op het gebied van pro-activiteit, service, verzekeringen, garanties en veiligheid. Tevens ben je door het kiezen van een Erkend verhuisbedrijf (ook als deze niet het EPV keurmerk draagt) ook goed verzekerd, dit is bij een zakelijke verhuizing natuurlijk erg wenselijk.

  • De prijs

Niet onbelangrijk is het kostenplaatje. Vergelijk verhuisbedrijven op hun offerte, maar hou er dan ook rekening mee dat iedere offerte anders is opgesteld. Is de prijs van het ene verhuisbedrijf een stuk lager dan van het andere verhuisbedrijf? Check dan of de offertes gelijk zijn qua diensten; soms worden extra diensten zoals het inpakken van dozen, (de)montage van meubelen, het gebruik van een verhuislift, de benodigde materialen en de verzekeringen op een andere manier vermeld waardoor een offerte lager lijkt uit te vallen. Check dus goed of je de diensten waar je gebruik van wenst te maken ook terugziet in de offerte.

  • Reviews

Het kan lastig zijn om in te schatten of het verhuisbedrijf de kwaliteit levert die jij verwacht. Door het raadplegen van reviews op verschillende websites kun je nagaan hoe voorgaande klanten van de betreffende verhuizer de verhuizing hebben ervaren. Dit kan jou helpen om de juiste keuze te maken.

TIP: Vergelijk tot 5 gratis offertes!
Vraag 5 gratis offertes aan

6. Kies een geschikt verhuisbedrijf

Wanneer de verhuisbedrijven bij het bedrijfspand zijn langs geweest en vervolgens hun offertes hebben opgemaakt, kan de projectcoördinator een verhuisbedrijf kiezen.

bedrijfsverhuizing

7. Maak een draaiboek

Het draaiboek is een zeer gedetailleerde planning. Een draaiboek is cruciaal voor een goed verloop van de bedrijfsverhuizing.  Hierin omschrijf je namelijk ook alle uit te voeren werkzaamheden. Als alle betrokkenen dit nauwgezet volgen, kan er weinig verkeerd gaan. Extra tip: bespreek het draaiboek van tevoren en vraag of iedereen het begrijpt.

De onderdelen die het doorgaans bevat zijn:

1. Wie en waar

  • De contactgegevens van mensen die zich binnen je bedrijf bezighouden met de verhuizing;
  • Contactgegevens van de verhuizers;
  • De adressen en omschrijvingen van laad- en loslocaties.

2. Projectomschrijving

Hierin omschrijf je hoeveel afdelingen er zijn, hoe groot het magazijn is en hoeveel medewerkers er zijn. Ook staat erin wat er per medewerker, vanuit algemene ruimtes en vanuit het magazijn moet worden verhuisd. Verder bevat de projectomschrijving de taakverdeling. Wat doen de medewerkers en wat doet het verhuisbedrijf? Dit is een voorbeeld van een taakverdeling:

  • De medewerkers:
    • Pakken de inhoud van kasten in dozen;
    • Pakken de bureau-inhoud in dozen;
    • Geven elke verhuisdoos een sticker op basis van het van-naar plan.
  • Het verhuisbedrijf:
    • Levert de bestelde/gehuurde verhuismaterialen en haalt deze weer op na de verhuizing;
    • Regelt bescherming van vloeren, gangen, liften en deurposten en verwijdert deze als de verhuizing is geweest;
    • Koppelt de ICT af op de huidige locatie en koppelt deze weer aan op de nieuwe locatie;
    • (De)monteert meubels;
    • Laad, transporteert en lost de inboedel volgens het van-naar plan;
    • Richt nieuwe ruimtes in.

3. Voorbereiding

Dit onderdeel bestaat doorgaans uit vele punten. Zeker als je een groot bedrijf hebt. Een voorbeeld hiervan is: Voordat het transport plaatsvindt controleert de assistent van de projectcoördinator of de bestickering van de inboedel klopt. Of: In de achtste week voor de verhuisdatum levert het verhuisbedrijf de verhuismaterialen. 

4. Uitvoering

Je omschrijft hierin hoe de verhuisdag(en) zal verlopen. Een voorbeeld van één van de punten voor de uitvoering is: Op de verhuisdag plaatsen de verhuizers om 08:00 uur de beschermingsmiddelen voor de liften, vloeren, gangen en hoeken. Om 15:00 uur koppelen ze de ICT af en om 16:00 uur vindt de daadwerkelijke verhuizing plaats.

5. Beveiliging

Beantwoord voor dit onderdeel de volgende vragen:

  • Wie is verantwoordelijk voor de interne en externe beveiliging tijdens de bedrijfsverhuizing?
  • Wie is de bedrijfshulpverlener? Waar zijn de verbandtrommels?
  • Welke stappen moet je doorlopen bij ongelukken?

6. Oplevering

Hierin zet je wie er in het opleveringsteam zit. Ook bepaal je wanneer de eerste opleveringsronde plaatsvindt en wat daarin moet gebeuren. Denk aan het verhelpen van ICT-problemen, het verplaatsen van meubelen, hoogtes van bureaus verstellen en kastindelingen veranderen.

7. Na de verhuizing

De nazorg vindt doorgaans een paar dagen na de bedrijfsverhuizing plaats. In dit onderdeel zet je onder andere bij wie collega’s terecht kunnen als er na de verhuizing wensen zijn. En welke procedure je moet doorlopen als er problemen zijn.

Extra tip: download op zakelijkverhuizen.nl een compleet draaiboek voor bedrijfsverhuizingen.

bedrijfsverhuizing

8. Regel deze administratieve en juridische zaken

  • Heb je verbouwplannen? Neem contact op met de gemeente voor een vergunning.
  • Is er sprake van een huurovereenkomst? Zorg dat deze correct wordt opgesteld.
  • Pas je bedrijfsgegevens aan in de Kamer van Koophandel.
  • Geef je bedrijfsverhuizing door aan de Belastingdienst.
  • Geef je adreswijziging door aan leveranciers, klanten en de bank.
  • Pas het adres aan voor je website, Google Mijn Bedrijf en je socialmedia-kanalen.

Zit er spoed achter de bedrijfsverhuizing?

Om het makkelijker te maken een geschikt verhuisbedrijf te vinden hebben wij een aantal verhuisbedrijven voor je op een rijtje gezet die zakelijke verhuizingen uitvoeren:

We hopen dat dit artikel jou verder gaat helpen bij de bedrijfsverhuizing. Verhuizen kan leuk zijn als je het maar goed voorbereid. Volledig vlekkeloos een bedrijf verhuizen is nagenoeg onmogelijk, dus vergeet vooral de boodschappen voor de borrel na de verhuizing niet te laten bezorgen ;).