Checklist bedrijfsverhuizing: stressvrij een bedrijf verhuizen

Een bedrijfsverhuizing: een grotere operatie dan een particuliere verhuizing waar nog meer bij komt kijken. Als geen ander begrijpen wij dat dit een stressvolle opdracht kan zijn. Je zou bijna liever een wortelkanaalbehandeling ondergaan dan een bedrijfsverhuizing coördineren.. 😉 Gelukkig hebben wij voor jou een checklist samengesteld om te zorgen dat je niks zal vergeten!

Kiezen van een projectcoördinator of een projectgroep samenstellen

Bepaal eerst wie de projectcoördinator zal zijn voor de verhuizing. Deze persoon bepaalt alle taakverdelingen en waar de inboedel naartoe zal gaan. Ook het verhuisbedrijf die de verhuizing zal uitvoeren zal door deze persoon gekozen worden.

Bepalen welke inboedel mee gaat en wat niet

Net als bij een particuliere verhuizing is het een goed moment om de inboedel te inventariseren binnen het bedrijf. Ga na welke spullen verhuisd zullen worden naar het nieuwe pand en welke niet.

TIP: Ga het hele bedrijf rond of vraag per afdeling welke spullen er niet meer nodig zijn. Zo bespaar je tijd en loopt de verhuizing soepeler door alleen de nodige spullen te verhuizen.

De verhuizing in één keer uitvoeren of per afdeling

Het is belangrijk om te weten of de bedrijfsverhuizing in één keer plaats gaat vinden of per afdeling. Een voordeel om het in één keer te doen is dat je gelijk klaar bent met de verhuizing. Een nadeel is dat je bedrijf grotendeels tot volledig stil zal vallen. Wij raden dus ook aan om per afdeling te verhuizen, zo dat de andere afdelingen de reguliere werkzaamheden uit kunnen voeren. Als het geen invloed heeft op de operationele zaken om een paar dagen stil te staan, dan kan de verhuizing in één keer gedaan worden. Dan ben je er gelijk van af.. 😉Erkende Verhuizer

Datum van de verhuizing en een budget bepalen

Een verhuisdatum ruim van te voren bepalen is belangrijk. De meest ideale situatie is om op de datum waarop de huidige huur- of koopovereenkomst eindigt te verhuizen. Hou ook rekening mee wanneer het nieuwe pand beschikbaar is. Zo kun je op de datums inspelen.

TIP: Verhuis in het weekend om zo min mogelijk overlast voor de medewerkers en afdelingen te zorgen. Let wel op dat verhuizen in het weekend meestal duurder is, omdat meeste verhuisbedrijven een weekendtoeslag rekenen. Dat kan variëren van 25% tot 75%.

Bepalen van een budget

Bepaal daarom een budget wat de totale verhuizing moet gaan kosten. Als je ziet dat de offertes die hebt ontvangen erg afwijken van je budget, kun je er voor kiezen om bijvoorbeeld personeel in te zetten om de kosten zo laag mogelijk te houden. Grote bedrijven kiezen er meestal voor om het door een verhuisbedrijf te laten doen, terwijl kleine bedrijven het meestal zelf doen om kosten te besparen.

Vergelijken van offertes, verhuisbedrijven, en criteria

Je hebt een verhuisdatum in gedachte, het budget is vastgesteld wat de verhuizing mag gaan kosten. Dan is het tijd om offerte aanvragen te doen bij meerdere verhuisbedrijven. Maar waar ga je op letten en wat is belangrijke om te weten?

#1. Keurmerken van een verhuisbedrijf

Het is belangrijk om een verhuisbedrijf te kiezen die zakelijke verhuizingen op de juiste manier uitvoert. Door middel van een keurmerk kan een verhuisbedrijf zich kenbaar maken dat zij de professional zijn. Een voorbeeld is het keurmerk Erkende Verhuizers. Hiermee laat het zien dat jij verzekerd bent van een professionele verhuisbedrijf en dat je waar voor je geld zal krijgen. Stel dat het mis mocht gaan, is zowel een erkende verhuizer als een verhuisbedrijf die geen keurmerk heeft goed verzekerd. Dat is wel fijn bij een zakelijke verhuizing als er schade ontstaat 😊.

#2. De prijzen van offertes vergelijken

Het is belangrijk om de kosten niet te vergeten natuurlijk. Het kan zijn dat de offertes verschillen in prijs, omdat niet alle verhuisbedrijven dezelfde prijzen of service hanteren. Check daarom aandachtig de offertes en kijk of er verschil in zit: worden er extra diensten meegeteld zoals het inpakken van dozen, (de)montage van meubelen, een verhuislift, benodigde materialen of de verzekering die wellicht hoger is ingesteld.

TIP: Check of alle diensten die je hebt gekozen ook op de offerte staan. Zo voorkom je verrassingen onderaan de streep als het blijkt dat het niet meegerekend is op de offerte.

#3. Lezen van reviews

Op basis van een offerte is het lastig om te weten of het verhuisbedrijf de juiste partner is om in zee te gaan. Zoek het verhuisbedrijf op en bekijk de reviews. Zo kun je nagaan hoe de vorige klanten de verhuizingen hebben ervaren.
Wanneer alle verhuisbedrijven over de vloer zijn geweest in het bedrijfspand en de offertes zijn vergeleken, kan de projectcoördinator het verhuisbedrijf kiezen die meest geschikt is.

Een offerte voor je bedrijfsverhuizing

Selecteer de grootte van de inboedel die naar het nieuwe pand verhuisd zal worden en ontvang 5 vrijblijvende offertes.

Maken van een gedetailleerde planning

Een planning is zeer belangrijk om een bedrijfsverhuizing goed te laten verlopen. Hierin omschrijf je alle uit te voeren werkzaamheden. Betrek iedereen die er bij hoort te zijn om zo complicaties te voorkomen. Het is verstandig om een verhuisbedrijf te kiezen die ervaren is met bedrijfsverhuizingen. Zij zullen je helpen met een goede planning om te zorgen dat het bedrijf niet stil zal staan tijdens de verhuizing. Dat is zonde van alle tijd en tijd is immers geld 😉.

TIP: Bespreek de gehele planning met iedereen die betrokken is bij de verhuizing en vraag of er onduidelijkheden zijn. Zo voorkom je misverstanden tijdens de verhuisdag.

1. Belangrijke contacten en adressen

• Contactgegevens van de medewerkers binnen je bedrijf die verhuizen
• Contactgegevens van het verhuisbedrijf
• Adressen en omschrijvingen van laad- en loslocaties

2. Omschrijving van de verhuizing

Hier omschrijf je alle afdelingen, de grootte van het magazijn en hoeveel medewerkers helpen met de verhuizing. Noteer ook welke medewerker wat verhuisd vanuit de algemene ruimtes of het magazijn. Maak een goede taakverdeling tussen de medewerkers van je bedrijf en van het verhuisbedrijf. Bijvoorbeeld:

  • De medewerkers
    o Pakken de inhoud van de kasten in verhuisdozen
    o Inpakken de bureau-inhoud in verhuisdozen
    o De verhuisdozen voorzien van juiste stickers naar juiste bestemming
  • Het verhuisbedrijf
    o (De)monteren van meubels
    o Afkoppelen van ICT en op de nieuwe locatie aansluiten
    o Laden, transporteren en het lossen van de inboedel volgens het plan
    o De nieuwe ruimtes inrichten
    o Het regelen van bescherming van vloeren, gangen, liften en deurposten en het verwijderen na de verhuizing
    o Alle bestelde/gehuurde verhuismaterialen weer ophalen na de verhuizing

3. Een goede voorbereiding is het halve werk

Voordat de verhuizing daadwerkelijk begint, kun je alvast alle voorbereidingen treffen. Denk hierbij aan het bestickeren van de verhuisdozen en alles nogmaals controleren. Daarnaast ook ruim van te voren de verhuismaterialen van het verhuisbedrijf ontvangen als dat afgesproken is.

4. Uitvoering van de verhuizing

Hier zal de omschrijving komen te staan van de verhuisdag. Hoe gaat het verlopen, hoe laat beginnen de verhuizers met de beschermingsmiddelen te plaatsen, hoe laat zal de ICT afgekoppeld worden en hoe laat zal het verhuisd worden en aangekoppeld et cetera.

5. Veiligheid

Veiligheid tijdens een verhuisdag is erg belangrijk. Omschrijf daarom bepaalde punten wat te maken heeft met de veiligheid. Dat kan zijn:

  • De eindverantwoordelijke voor de interne en externe beveiliging tijdens de verhuizing;
  • De bedrijfshulpverlener en de locaties van de verbandtrommels;
  • Welke stappen worden er doorlopen bij ongelukken?

6. Opleveringsteam

Bepaal wie de opleveringsteam zal zijn. Dit is de team die problemen oplossen zoals ICT-problemen, verplaatsen van meubels, hoogtes van bureaus en kastindelingen veranderen.

7. Na de verhuizing

Het kan zijn dat er na de verhuizing nog zaken zijn die nog niet kloppen of dat er nog problemen zijn. Kies een collega uit die alles op zich zal nemen.

TIP: Wil je een volledige voorbeeld hoe een draaiboek er uit kan zien? Bekijk dan het draaiboek voor bedrijfsverhuizingen van Zakelijkverhuizen.nl

8. Regelen van administratieve en juridische zaken

  • Heb je verbouwplannen? Neem contact op met de gemeente voor een vergunning.
  • Is er sprake van een huurovereenkomst? Zorg dat deze correct wordt opgesteld.
  • Pas je bedrijfsgegevens aan in de Kamer van Koophandel.
  • Geef je bedrijfsverhuizing door aan de Belastingdienst.
  • Geef je adreswijziging door aan leveranciers, klanten en de bank.
  • Pas het adres aan voor je website, Google Mijn Bedrijf en je social media-kanalen.

Al een meeting gepland met je collega’s?

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen om een betere zicht te krijgen op een bedrijfsverhuizing en wat er geregeld moet worden. Heb je al een meeting gepland met je collega’s om het een en ander al te bespreken? 😉. Een bedrijfsverhuizing hoeft niet altijd stressvol te zijn, zolang je het goed voorbereid. Een verhuizing zal nooit vlekkeloos verlopen, omdat er tóch wel iets om de hoek zal kijken. Veel succes!