Bedrijfsverhuizing: concrete tips voor zakelijk verhuizen

Laatst bijgewerkt: 20 februari 2020

Een bedrijfsverhuizing is een stuk intensiever dan een particuliere verhuizing. Het vergt veel coördinatie en een goed doordachte planning. Bovendien is het van belang dat je organisatie zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je dat voor elkaar krijgt.

Vraag een Erkende Project Verhuizer om hulp

Voor de bedrijfscontinuïteit is het verstandig een bedrijfsverhuizing uit te besteden aan een professioneel verhuisbedrijf. Dit bedrijf heeft veel ervaring met bedrijfsverhuizingen. Het is een routineklus. Een professionele bedrijfsverhuizer beschikt doorgaans over het keurmerk Erkende Project Verhuizer (EPV). Op onze website vind je een aantal verhuizers met dit keurmerk, waaronder:

Vraag gratis 5 verhuisoffertes voor bedrijfsverhuizingen aan!

Wil je precies weten wat de bedrijfsverhuizer je te bieden heeft? Via Sirelo kun je gratis 5 verhuisoffertes aanvragen. Mocht je de verhuizing toch zoveel mogelijk in eigen beheer willen doen, volg dan de onderstaande adviezen op.

Tips voor de planning van je bedrijfsverhuizing

Allereerst stel je een projectcoördinator aan. Deze bepaalt de taakverdeling en waar de inboedel heengaat. Ook kiest hij of zij het verhuisbedrijf uit dat de bedrijfsverhuizing zal realiseren. Zeker als je een groot bedrijf hebt, is het verstandig een ervaren verhuisbedrijf te benaderen. Dit bedrijf helpt je bijvoorbeeld bij het opstellen van een goede planning: eentje die voorkomt dat belangrijke bedrijfsprojecten stilliggen. Enkele handige tips voor een planning zijn:

  • Plan genoeg tijd in. Neem liever te veel tijd voor de verhuizing dan te weinig. Dan voorkom je stress.
  • Kies of je doordeweeks of in het weekend wilt verhuizen. Als je in het weekend verhuist kan er doordeweeks rustig worden doorgewerkt. Maar de meeste verhuisbedrijven rekenen een weekendtarief. Bepaal wat meer geld kost: stilliggende projecten of een weekendverhuizing.
  • Verhuis in fases. Het hoeft niet in één keer. Verhuis eerst de belangrijkste spullen naar het nieuwe pand en als laatste de zaken die het minst van belang zijn. Zo bouw je rust in.
  • Maak een van-naar plan. Welke spullen krijgen welke bestemming? Met behulp van codering, een plattegrond en indelingstekening maak je dit een stuk duidelijker voor iedereen.
  • Bestel de juiste verhuismaterialen. Inventariseer ruim van tevoren welke hulpmiddelen nodig zijn en voorkom dat je de verkeerde zaken bestelt. Voorbeelden hiervan zijn: verhuislift, container voor opslag en steekwagens.
  • Maak een draaiboek. Het draaiboek is een zeer gedetailleerde planning. Hierin omschrijf je namelijk ook alle uit te voeren werkzaamheden. Als alle betrokkenen dit nauwgezet volgen, kan er weinig verkeerd gaan. Extra tip: bespreek het draaiboek van tevoren en vraag of iedereen het begrijpt.

bedrijfsverhuizing

Zo stel je een draaiboek voor de bedrijfsverhuizing samen

Een draaiboek is cruciaal voor een goed verloop van de bedrijfsverhuizing. De onderdelen die het doorgaans bevat bespreken we hieronder.

Wie en waar

In dit onderdeel zet je:

  • De contactgegevens van mensen die zich binnen je bedrijf bezighouden met de verhuizing;
  • Contactgegevens van de verhuizers;
  • De adressen en omschrijvingen van laad- en loslocaties.

Projectomschrijving

Hierin omschrijf je hoeveel afdelingen er zijn, hoe groot het magazijn is en hoeveel medewerkers er zijn. Ook staat erin wat er per medewerker, vanuit algemene ruimtes en vanuit het magazijn moet worden verhuisd. Verder bevat de projectomschrijving de taakverdeling. Wat doen de medewerkers en wat doet het verhuisbedrijf? Dit is een voorbeeld van een taakverdeling:

  • De medewerkers:
    • Pakken de inhoud van kasten in dozen.
    • Pakken de bureau-inhoud in dozen.
    • Geven elke verhuisdoos een sticker op basis van het van-naar plan.
  • Het verhuisbedrijf:
    • Levert de bestelde/gehuurde verhuismaterialen en haalt deze weer op na de verhuizing.
    • Regelt bescherming van vloeren, gangen, liften en deurposten en verwijdert deze als de verhuizing is geweest.
    • Koppelt de ICT af op de huidige locatie en koppelt deze weer aan op de nieuwe locatie.
    • (De)monteert meubels.
    • Laad, transporteert en lost de inboedel volgens het van-naar plan.
    • Richt nieuwe ruimtes in.

Voorbereiding

Dit onderdeel bestaat doorgaans uit vele punten. Zeker als je een groot bedrijf hebt. Een voorbeeld hiervan is: Voordat het transport plaatsvindt controleert de assistent van de projectcoördinator of de bestickering van de inboedel klopt. Of: In de achtste week voor de verhuisdatum levert het verhuisbedrijf de verhuismaterialen.

Uitvoering

Je omschrijft hierin hoe de verhuisdag(en) zal verlopen. Een voorbeeld van één van de vele punten voor de uitvoering is: Op de verhuisdag plaatsen de verhuizers om 08:00 uur de beschermingsmiddelen voor de liften, vloeren, gangen en hoeken. Om 15:00 uur koppelen ze de ICT af en om 16:00 uur vindt de daadwerkelijke verhuizing plaats.

Beveiliging

Beantwoord voor dit onderdeel de volgende vragen:

  • Wie is verantwoordelijk voor de interne en externe beveiliging tijdens de bedrijfsverhuizing?
  • Wie is de bedrijfshulpverlener? Waar zijn de verbandtrommels?
  • Welke stappen moet je doorlopen bij ongelukken?

Oplevering

Hierin zet je wie er in het opleveringsteam zit. Ook bepaal je wanneer de eerste opleveringsronde plaatsvindt en wat daarin moet gebeuren. Denk aan het verhelpen van ICT-problemen, het verplaatsen van meubelen, hoogtes van bureaus verstellen en kastindelingen veranderen.

Na de verhuizing

De nazorg vindt doorgaans een paar dagen na de bedrijfsverhuizing plaats. In dit onderdeel zet je onder andere bij wie collega’s terecht kunnen als er na de verhuizing wensen zijn. En welke procedure je moet doorlopen als er problemen zijn.

Extra tip: download op zakelijkverhuizen.nl een compleet draaiboek voor bedrijfsverhuizingen.

bedrijfsverhuizing

Regel deze administratieve en juridische zaken

  • Heb je verbouwplannen? Neem contact op met de gemeente voor een vergunning.
  • Is er sprake van een huurovereenkomst? Zorg dat deze correct wordt opgesteld.
  • Pas je bedrijfsgegevens aan in de Kamer van Koophandel.
  • Geef je bedrijfsverhuizing door aan de Belastingdienst.
  • Geef je adreswijziging door aan leveranciers, klanten en de bank.
  • Pas het adres aan voor je website, Google Mijn Bedrijf en je socialmedia-kanalen.

Meer artikelen over verhuizen